Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

System Craft
Victor Umanskiy, Einzelunternehmer
Radolfzeller Str. 7, 81243 München
[email protected]

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website sowie zugehörige Demo-Subdomains.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Demo-Subdomains, unserer Leistungen als Integrator von Chatbots für Unternehmen sowie zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation und Leistungserbringung),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, effizientem Betrieb unserer Dienste),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. für nicht notwendige Cookies/Technologien).

3. Hosting, Auslieferung und technische Protokolle

Unsere Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Dabei werden technisch notwendige Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Inhalte, User-Agent, Referrer), um die Website auszuliefern, die Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu analysieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail, Nachricht, ggf. Telefonnummer) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen/vertraglichen Anliegen,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen.

5. Live-Chat auf dieser Website

Auf unserer Website nutzen wir einen Live-Chat des Anbieters SendPulse Inc., 220 E 23rd St #401, New York, NY 10010, USA.

Wenn Sie den Live-Chat verwenden, werden Ihre eingegebenen Nachrichten und die zur Bereitstellung des Chats erforderlichen technischen Daten durch uns und unseren Dienstleister SendPulse verarbeitet. Dazu können insbesondere Chatnachrichten, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Zeitpunkt der Nutzung und aufgerufene Seiten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Bereitstellung der Chat-Funktion. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation betrifft, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sonstige Anfragen und den sicheren Betrieb des Chats.

SendPulse kann Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Soweit erforderlich, nutzen wir hierfür geeignete Garantien, insbesondere Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und EU-Standardvertragsklauseln.

6. Chatbot-Integrationen für Kunden (SendPulse / WhatsApp)

Wir unterstützen Unternehmen bei der Integration von Chatbots, insbesondere über SendPulse und WhatsApp. Dabei können im Rahmen der jeweiligen Kundenprojekte personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Chatinhalte, Kontaktdaten, technische Metadaten).

Je nach Konstellation handeln wir gegenüber unseren Geschäftskunden als Auftragsverarbeiter oder (in Teilbereichen) als eigenständiger Verantwortlicher. Die konkrete Rollenverteilung wird vertraglich geregelt.

7. Technische Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen unter anderem folgende Dienstleister ein:

  • Amazon Web Services (Region Frankfurt) für technische Infrastruktur, insbesondere zur Ausführung unserer Chatbot-Logik und zur Speicherung von Chatverläufen und zugehörigen Nutzerdaten, soweit dies für Kontext, Antwortqualität, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist,
  • SendPulse für die Bereitstellung des Live-Chats, die Anbindung an Messenger und die Verwaltung von Chatverläufen und Kontaktdaten,
  • OpenAI und Google Gemini für KI-gestützte Antwortgenerierung; hierfür können Chatnachrichten und der für die Antwort erforderliche Kontext übermittelt werden,
  • Meta/WhatsApp für die Kommunikation über WhatsApp, soweit dieser Kanal genutzt wird,
  • Cloudflare für Hosting- und Auslieferungsfunktionen unserer Website.

Mit diesen Anbietern werden - soweit erforderlich - Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bzw. geeignete vertragliche Datenschutzgarantien genutzt.

8. KI-Verarbeitung (OpenAI, Google Gemini, eigene Logik)

Für bestimmte Chatbot-Funktionen können Eingaben an KI-Modelle übermittelt werden. Dabei verarbeiten wir nur Daten, die für die jeweilige Anfrage und Funktion erforderlich sind.

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung kann auch außerhalb der EU/des EWR stattfinden, insbesondere bei der Nutzung internationaler Anbieter (z. B. OpenAI, Google/Gemini, Meta/WhatsApp, ggf. Cloudflare/SendPulse je nach Konfiguration). In diesen Fällen achten wir auf geeignete Garantien, z. B. EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und ergänzende Schutzmaßnahmen.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Technologien für den Betrieb der Website. Auch der Live-Chat kann Cookies oder ähnliche Technologien verwenden, soweit diese für die Bereitstellung der Chat-Funktion erforderlich sind. Nicht notwendige Cookies/Technologien (z. B. für Analyse/Marketing) werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

Rechtsgrundlagen:

  • § 25 TDDDG (Einwilligung bei Zugriffen auf Endgeräte, soweit erforderlich),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technisch notwendige Vorgänge.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Regelmäßige Richtwerte:

  • Chat-/Kommunikationsdaten: bis zu 180 Tage,
  • technische Sicherheits-/Server-Logs: bis zu 90 Tage,
  • längere Speicherung nur, wenn gesetzliche Pflichten oder berechtigte Nachweisinteressen dies erfordern.

Unabhängig davon löschen oder anonymisieren wir Daten auf Anfrage, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

13. Löschanfragen

Für Löschanfragen können Sie uns jederzeit kontaktieren. Die Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 1.

Wir prüfen jede Anfrage und setzen sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben um. Soweit Daten bei Dienstleistern verarbeitet werden, veranlassen wir dort ebenfalls die erforderlichen Schritte.

14. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand: 14. Mai 2026.
Wir behalten uns vor, sie anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern.